Descripción general del servicio
Gestionar las relaciones con terceros es uno de los aspectos más críticos de un programa de privacidad. Siempre que un proveedor, socio o contratista procese información personal en nombre de una organización, esta seguirá siendo responsable de dichos datos. Las regulaciones suelen dejar claro que las empresas pueden ser responsables de las fallas de sus proveedores, lo que significa que una supervisión rigurosa es innegociable.
Cuando las empresas no gestionan adecuadamente a terceros, se enfrentan a diversos riesgos: multas regulatorias, demandas, insatisfacción de los clientes y daño a la reputación. Un solo proveedor deficiente puede exponer información confidencial y destruir años de confianza con los clientes.
La mayoría de las regulaciones de privacidad de datos exigen que las organizaciones extiendan sus propias obligaciones de privacidad a terceros mediante contratos, diligencia debida y monitoreo continuo. En resumen: los proveedores deben cumplir con los mismos estándares de privacidad que las empresas a las que prestan servicios.
Qué incluye el servicio
El servicio de Gestión de Terceros de Oso ayuda a las empresas a establecer controles claros y exigibles sobre cómo sus proveedores gestionan los datos personales. Nuestro trabajo suele incluir:
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Revisiones y redacción de contratos: revisamos los acuerdos con proveedores para garantizar que contengan las disposiciones de privacidad adecuadas o borradores de plantillas que pueda usar de manera consistente.
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Debida diligencia y auditorías: evaluamos las prácticas de los proveedores, identificamos riesgos y proponemos planes de mitigación si se encuentran debilidades.
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Diseño o mejora del programa: ya sea que esté comenzando desde cero o perfeccionando un programa existente, lo ayudamos a configurar un proceso repetible para la supervisión del proveedor.
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Acuerdos de procesamiento de datos: nos aseguramos de que los acuerdos se alineen con los requisitos reglamentarios y protejan a su organización de responsabilidades.
Todos los entregables están diseñados para cumplir con los requisitos legales y al mismo tiempo ser prácticos y viables para su negocio.
Beneficios de trabajar con Oso
Las empresas confían en Oso porque adoptamos un enfoque equilibrado y práctico para la supervisión de terceros. Nuestros consultores no solo le entregan una lista de verificación, sino que le ayudan a crear un programa que cumpla con las normas y sea realista para su negocio.
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Alineación regulatoria: revisamos las leyes y los marcos específicos que se aplican a usted y nos aseguramos de que su programa de terceros cumpla con esos requisitos.
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Orientación práctica: en lugar de consejos abstractos, le brindamos plantillas, herramientas y flujos de trabajo concretos que su equipo realmente puede usar.
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Adaptado a su tolerancia al riesgo: entendemos que no todas las empresas tienen el mismo nivel de tolerancia al riesgo. Nuestras recomendaciones se adaptan a sus necesidades, su sector y su presupuesto.
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Experiencia comprobada: hemos guiado a empresas de diferentes industrias en la creación de sistemas efectivos de gestión de proveedores que satisfacen tanto a los reguladores como a los clientes.
Trabajar con Oso significa que tendrá un enfoque estructurado y defendible para la supervisión de los proveedores, algo que tanto los reguladores como sus clientes esperan.
Proceso de personalización y colaboración
No hay dos organizaciones que gestionen a terceros exactamente de la misma manera, por eso nuestro proceso está diseñado para ser flexible y colaborativo.
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Entrevistas y talleres: Nos reunimos con su equipo para comprender las relaciones, los riesgos y los objetivos actuales de los proveedores.
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Evaluaciones y documentación: Revisamos contratos, procesos y listas de proveedores para identificar brechas y áreas de mejora.
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Diseño de programas: Ya sea que esté comenzando desde cero o simplemente perfeccionando su enfoque actual, lo ayudamos a implementar las políticas y los flujos de trabajo adecuados.
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Creación y comunicación de políticas: Podemos redactar comunicaciones y políticas para proveedores que establezcan expectativas claras y protejan su negocio.
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Soporte continuo o puntual: Algunos clientes prefieren que configuremos el marco y capacitemos a su personal para gestionarlo. Otros prefieren un soporte continuo, donde ayudamos a evaluar a los proveedores periódicamente. Ambos enfoques están disponibles.
Esta flexibilidad nos permite acercarnos a los clientes donde estén, ya sea que recién estén comenzando a pensar en el riesgo del proveedor o ya estén gestionando docenas de proveedores y necesiten ajustar los controles.
Quién saca el mayor provecho de este servicio
Cualquier organización que dependa de proveedores o socios externos puede beneficiarse de un sólido programa de gestión de terceros. Si bien el nivel de supervisión necesario varía, los riesgos son universales: si sus proveedores gestionan mal los datos, su organización seguirá siendo responsable.
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Empresas en Crecimiento: Las empresas que crecen rápidamente suelen incorporar más proveedores y contratistas. Establecer una supervisión temprana previene brechas y mantiene la sostenibilidad de los programas.
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Industrias altamente reguladas: Los contratistas financieros, de atención médica, de seguros y gubernamentales enfrentan requisitos más estrictos, lo que hace que la gestión de proveedores sea esencial.
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Grandes empresas: Cuanto más grande es la empresa, más proveedores suelen estar involucrados. Sin un marco claro, la supervisión se vuelve casi imposible.
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Cualquier organización que utilice proveedores especializados: Las industrias especializadas que subcontratan funciones críticas (como TI, procesamiento de datos o marketing) corren un riesgo especial si esos proveedores no son examinados.
Si su empresa comparte, procesa o almacena datos de clientes o empleados con terceros, necesita una gestión de terceros, independientemente del tamaño o la industria.
