Descripción general del servicio
En Oso, ayudamos a las organizaciones a comprender y gestionar los riesgos que conlleva el procesamiento de información personal. Ofrecemos dos tipos principales de evaluaciones:
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Evaluaciones de riesgos iniciales : un punto de partida para determinar dónde se encuentra un cliente en su camino hacia la privacidad, qué riesgos deben priorizarse y cómo desarrollar un plan de trabajo para abordarlos.
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Evaluaciones de Impacto de Privacidad (EIP) : Evaluaciones exhaustivas que se realizan siempre que un proceso empresarial involucra datos personales, especialmente cuando los procesos son nuevos o se actualizan. Las EIP están diseñadas para identificar riesgos potenciales, evaluar su probabilidad e impacto, y orientar a las empresas hacia estrategias de mitigación adecuadas.
Una Evaluación de Impacto de Privacidad, en términos sencillos, es una forma de preguntarse qué podría salir mal al recopilar, almacenar, compartir o procesar información personal. No solo identifica los riesgos, sino que también crea un registro documentado del análisis, requerido por muchos organismos reguladores.
Realizar evaluaciones de Impacto de Privacidad (EIP) es esencial, ya que todo proceso de datos conlleva riesgos. Sin las EIP, las organizaciones se exponen a infracciones evitables, fallos de cumplimiento o ineficiencias operativas. Con las EIP, las empresas adquieren la confianza de haber identificado los puntos débiles en sus prácticas de datos y de contar con un plan claro para fortalecerlas.
Las actividades típicas que desencadenan la necesidad de una EIP incluyen:
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Instalación de cookies en un sitio web
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Recopilación y procesamiento de información de facturación o pago
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Creación o mantenimiento de bases de datos de clientes o empleados
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Grabación de llamadas de servicio al cliente
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Uso de datos personales para fines de marketing o elaboración de perfiles
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Compartir datos con terceros
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Borrar o conservar datos más allá del período de retención legal
En resumen, siempre que hay información personal en juego, una evaluación de riesgos es la herramienta que garantiza el cumplimiento, la responsabilidad y la confianza.
Qué incluye la evaluación
Nuestras evaluaciones de riesgos están estructuradas para brindar claridad y orientación práctica. Cada interacción incluye:
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Evaluación de probabilidad, impacto y estrategias de mitigación: No solo identificamos riesgos; medimos la probabilidad de que ocurran, qué tan dañinos podrían ser y qué medidas los reducirán.
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Informes personalizados: Los clientes reciben una evaluación por escrito junto con un plan de mitigación. También recomendamos auditorías de seguimiento para garantizar la eficacia de las medidas de mitigación.
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Documentación lista para regulación: Nuestros informes pueden servir como herramientas internas para la gobernanza o como documentación para presentar a los reguladores si es necesario.
Las Evaluaciones de Impacto de Privacidad no son un proyecto puntual; deben realizarse cada vez que se implementa un nuevo proceso o se modifica uno existente. Esto las convierte en una herramienta recurrente para muchas empresas, aunque la frecuencia depende completamente de la evolución de las actividades de procesamiento de datos de la organización.
Al final de un compromiso, los clientes se van con una imagen clara de sus riesgos, elementos de acción priorizados y documentación de respaldo que pueden usar interna o externamente.
Beneficios de trabajar con Oso
Cuando elige a Oso para sus evaluaciones de impacto de privacidad, obtiene más que una lista de verificación: obtiene un socio que comprende los aspectos legales, operativos y culturales de la privacidad.
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Asesoramiento de principio a fin: No solo le entregamos una plantilla. Lideramos el proceso, ofrecemos recomendaciones prácticas e incluso capacitamos a su equipo para que pueda ejecutar PIAs por su cuenta en el futuro.
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Resultados prácticos: Nuestros hallazgos son claros, priorizados y se ajustan a la realidad de su negocio. Sabemos que el cumplimiento normativo puede ser abrumador, por eso lo desglosamos en pasos que tienen sentido.
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Experiencia legal: Nuestro equipo cuenta con una sólida formación legal, lo que significa que podemos interpretar cómo se aplican las leyes de privacidad de datos a su situación específica. No recibirá asesoramiento genérico, sino orientación personalizada basada en el conocimiento normativo.
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Flexibilidad: Si desea que nos detengamos en la evaluación, podemos hacerlo. Si prefiere que nos quedemos y ayudemos a implementar el plan de mitigación, estamos listos.
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Soluciones rentables: debido a que operamos de manera eficiente, nuestros servicios a menudo son una fracción de lo que cobran las empresas más grandes, al mismo tiempo que brindan la profundidad y la calidad que necesita.
El resultado es un proceso que parece manejable y eficiente y que al mismo tiempo garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales y la protección de la confianza del consumidor.
Proceso de personalización y colaboración
Cada organización tiene diferentes flujos de datos, sistemas y riesgos. Por eso, nuestro proceso es siempre colaborativo y personalizado.
Así es como se desarrolla una EIP típica con Oso:
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Entrevista Inicial: Nos reunimos con los stakeholders para entender el proceso en cuestión y recopilar el contexto necesario.
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Cuestionario personalizado: Creamos un cuestionario personalizado diseñado en torno a su proceso e industria.
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Aporte del cliente: Su equipo proporciona respuestas, documentación y cualquier evidencia de respaldo.
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Identificación de riesgos: Evaluamos la probabilidad y el impacto de los riesgos potenciales.
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Priorización y recomendaciones: Revisamos los hallazgos con usted y determinamos qué riesgos necesitan atención primero.
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Plan de mitigación: Proporcionamos un plan detallado para abordar los riesgos, incluidos pasos prácticos y plazos.
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Seguimiento: Controlamos el progreso de la implementación y podemos realizar auditorías de los resultados si así se desea.
Si bien las EIP requieren colaboración al principio, mantenemos el proceso lo más eficiente y ágil posible. Gran parte del trabajo se puede completar a su propio ritmo y nos adaptamos con flexibilidad a sus herramientas y flujos de trabajo internos.
Quién saca el mayor provecho de este servicio
Las evaluaciones de riesgos son relevantes para cualquier organización que procese información personal, pero algunas empresas las consideran especialmente críticas:
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Industrias fuertemente reguladas como la de atención médica, las de finanzas y los seguros, donde las expectativas legales y de los clientes en torno a la privacidad son especialmente estrictas.
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Empresas que gestionan grandes cantidades de datos personales, ya sea de consumidores, clientes o empleados.
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Organizaciones que se preparan para auditorías, fusiones y adquisiciones o diligencia debida, donde las partes interesadas externas esperarán evidencia de procesos de privacidad estructurados.
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Empresas que adoptan nuevas tecnologías o procesos que involucran datos personales, como agregar herramientas de inteligencia artificial, expandir el marketing digital o lanzar nuevas plataformas.
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Empresas emergentes y en crecimiento que desean incorporar protecciones de privacidad en sus procesos de manera temprana en lugar de esperar hasta que surja un problema.
Algunas normativas, como el RGPD y la CPRA, establecen las evaluaciones de riesgos de la protección de datos (EIP) como requisito legal. Para otras, son una buena práctica que reduce el riesgo y demuestra responsabilidad. En cualquier caso, las evaluaciones de riesgos sientan las bases de la confianza con los reguladores, los clientes y los consumidores.
