¿Su empresa se expande a EE. UU.? Guía de privacidad para empresas latinoamericanas

Abrir operaciones en Estados Unidos plantea preguntas prácticas sobre los datos personales. ¿Puede el equipo de la casa matriz acceder a los registros de clientes estadounidenses? ¿Sirven las políticas de privacidad existentes para la nueva operación? ¿Quién debe responder cuando un cliente solicita que se eliminen sus datos?

Para una empresa latinoamericana que administra sus operaciones estadounidenses desde el exterior, la planificación de la privacidad debe conectar a las personas, los sistemas y las responsabilidades a ambos lados de la frontera.

Estos seis pasos le ayudarán a identificar qué necesita atención antes de que su negocio crezca.

1. Identifique cómo circulan los datos en su empresa

Comience con una descripción sencilla de sus operaciones:

• ¿Qué datos personales recopila sobre clientes, empleados y contactos comerciales?

• ¿Para qué los necesita?

• ¿Dónde se almacenan?

• ¿Qué equipos y proveedores de servicios pueden acceder a ellos?

• ¿En qué países se encuentran esos equipos y proveedores?

Por ejemplo, una filial estadounidense podría recopilar datos de clientes a través de su sitio web, mientras un equipo de atención en Colombia accede a esos registros mediante una plataforma compartida. Documente ese esquema, incluyendo quién controla los accesos y para qué se necesita la información.

El resultado debe ser un inventario útil que su equipo pueda mantener actualizado.

2. Determine qué requisitos le corresponden

Constituir una empresa en Estados Unidos no determina automáticamente qué requisitos de privacidad se aplican a cada parte de sus operaciones.

La evaluación debe considerar dónde se encuentran las personas a las que atiende, qué información maneja, sus actividades comerciales y los umbrales o excepciones aplicables. La ley de privacidad de California, por ejemplo, establece criterios específicos para determinar qué empresas están sujetas a ella. Consulte la guía de aplicabilidad de la Agencia de Protección de la Privacidad de California (en inglés).

Cuente con asesoría jurídica calificada para resolver las dudas sobre la aplicación de la ley. Después, convierta esas conclusiones en tareas que su equipo operativo pueda ejecutar.

3. Compare sus políticas con las prácticas reales

Las políticas de su país de origen pueden ser un buen punto de partida. Antes de adoptarlas o traducirlas, compárelas con las prácticas de la operación estadounidense.

Verifique que describan correctamente:

• La empresa responsable del tratamiento de los datos.

• Los fines para los que se recopilan y utilizan.

• La comunicación de datos a la casa matriz y a proveedores externos.

• Los canales para presentar consultas o solicitudes de privacidad.

• Las prácticas que su equipo realmente puede cumplir.

Un aviso de privacidad es un compromiso público. La Comisión Federal de Comercio de Estados Unidos (FTC) explica que toma medidas contra las empresas que incumplen sus promesas de privacidad y seguridad. Lo que publique debe coincidir con lo que hace su negocio. Información de la FTC sobre la aplicación de las normas de privacidad y seguridad(en inglés).

4. Convierta los contratos con clientes en instrucciones operativas

Un cliente potencial podría pedirle que firme un acuerdo sobre datos antes de comenzar a trabajar. Ese acuerdo merece la atención tanto de quienes prestarán el servicio como de quienes revisan sus condiciones jurídicas.

Identifique las cláusulas sobre usos permitidos, restricciones de acceso, subcontratistas, notificación de incidentes, eliminación de datos y evidencia de cumplimiento.

Luego pregúntese: ¿Cómo demostraremos que cumplimos estos compromisos?

Si un contrato limita el uso de la información a un proyecto específico, determine quién puede acceder a ella, dónde se conservará y qué ocurrirá cuando finalice el proyecto. Asigne una persona responsable de cada obligación para que no quede olvidada en un documento firmado.

5. Asigne responsabilidades claras a su equipo internacional

Una política resulta útil cuando los empleados saben qué deben hacer.

Asigne responsables para las solicitudes de privacidad, las revisiones de proveedores, los cambios de acceso, las decisiones sobre conservación y los posibles incidentes. Cuando existan plazos legales, incorpórelos al procedimiento.

Si su equipo trabaja en inglés y español, considere ofrecer instrucciones prácticas y capacitación en ambos idiomas. Quien reciba una solicitud de un cliente debe saber a dónde enviarla, aunque no conozca la terminología jurídica.

Pruebe el procedimiento con un caso sencillo: un cliente escribe al equipo de ventas para solicitar la eliminación de sus datos. ¿Quién recibe la solicitud después y cómo se verifica que se atendió?

6. Conserve solo lo necesario y proteja lo que mantiene

Revise si sus sistemas recopilan información innecesaria, si los permisos de acceso son más amplios de lo requerido y si los registros antiguos se conservan indefinidamente.

La FTC recomienda que las empresas sepan qué información tienen, conserven solo lo necesario, la protejan, la eliminen de forma segura y se preparen para posibles incidentes. Son bases útiles para una operación en crecimiento. Guía de la FTC para proteger la información personal (en inglés).

Elija un primer paso manejable: revisar los accesos a su base de datos de clientes, establecer un calendario de conservación para una categoría de registros o documentar una lista de contactos para incidentes.

Comience con una revisión concreta de su preparación

Antes de expandirse, reúna a la persona responsable de operaciones, al equipo de tecnología y a sus asesores jurídicos. Revisen un flujo representativo de información, desde su recopilación hasta su uso, comunicación y eliminación.

A partir de esa conversación, prepare una lista breve de acciones con responsables y fechas objetivo. Amplíe la revisión a medida que incorpore servicios, ubicaciones o sistemas.

¿Está planificando operaciones en Estados Unidos desde América Latina? Contacte a Oso Data Privacy para conversar sobre la implementación práctica de privacidad y el apoyo a su equipo internacional.

Este artículo ofrece información general y no constituye asesoría jurídica. Los requisitos aplicables dependen de las actividades y circunstancias de su organización.